Contact Us

|

Careers

|

Change Locale
close

Le temps est venu de sortir la vidéoconférence de la salle de conférence

Collaboration | Posted on October 3, 2018 by Softchoice

Aujourd’hui, vos vidéoconférences ont lieu dans une salle spécialement aménagée et impliquent l’utilisation d’une technologie misant sur de l’équipement bidirectionnel. Celle-ci est complexe et coûteuse. Elle exige souvent d’utiliser de l’équipement audiovisuel dédié ou le soutien de techniciens. Pour cette raison, la vidéoconférence demeure confinée dans la salle de conférence.

En même temps, les besoins de votre personnel évoluent.

L’essor du télétravail et des équipes réparties géographiquement amène 78 % des réunions à inclure au moins un participant à distance. Parallèlement, un nombre croissant de travailleurs préfèrent se rencontrer et collaborer de manière moins structurée et plus spontanée.

S’en suit une demande croissante pour des moyens de collaboration vidéo ouverts à tous.

Plus de 58 % des entreprises utilisent des outils de vidéoconférence, mais l’utilisation de la collaboration vidéo sort du cadre d’utilisation de l’équipe de direction. Ci-après, nous faisons la démonstration que le temps est venu de sortir la vidéoconférence de la salle de conférence

La firme-conseil Frost & Sullivan estime que le professionnel type consacre 40 % de son temps de travail en réunion. Du même coup, un sous-groupe « d’adeptes de la réunion » qui gagne en importance se réunit de 18 à 27 fois par semaine, soit plus de 50 % du temps passé au travail. Cette recrudescence de la collaboration au travail engendre aujourd’hui des réunions plus courtes et plus fréquentes, mais aussi plus spontanées et moins structurées.

Ces collaborateurs assidus ont également changé les lieux de prédilection de la réunion. En 2015, Wainhouse Research prévoyait une diminution marquée de l’utilisation des salles de conférence traditionnelles. Mieux adaptée aux séances structurées et programmées, elle perd de sa popularité auprès de ceux qui préfèrent la tenue de fréquentes réunions impromptues.

L’essor de l’espace de réunion spontanée

Dans un bureau grouillant d’activité, trouver une salle de conférence libre n’est pas une mince affaire. Les réservations en double ou en triple sont monnaie courante. Certaines équipes moins consciencieuses ne se soucient guère de faire une réservation.

Pour ces raisons, de nombreuses entreprises optent pour des espaces de travail ouverts ou des salles de rassemblement pour faciliter la tenue de réunions spontanées. Ce sont de petits espaces polyvalents conçus sur mesure pour des réunions impromptues en petits groupes. L’espace type accueille de quatre à cinq personnes. Souvent sans réservation, il permet aux employés de se rencontrer et de collaborer sans attendre, au gré des besoins.

L’idée prend de l’ampleur. On estime que les entreprises du monde entier comptent globalement de trente à quarante millions de ces aires de rencontre, mais que seulement 2 % d’entre elles offrent des ressources permettant la tenue de vidéoconférences.

Un appétit aiguisé pour la collaboration vidéo

Chez les plus grands adeptes du travail collaboratif, 80 % des séances réunissent des participants en personne et en ligne. Ces derniers peuvent toujours participer aux réunions par audioconférence, mais considèrent que cette technologie n’est pas sans irritants et entrave la collaboration efficace.

Parmi ceux qui ont recours à un ordinateur portable pour se mettre en lien avec des collègues à distance depuis un espace de réunion spontané, nombreux déplorent les faiblesses de l’appareil à ses fins. De fait, un quart ne prend même pas la peine d’utiliser un ordinateur portable en raison de la qualité médiocre du microphone ou de la caméra.

Un récent sondage réalisé par GigaOM a révélé que 90 % des personnes interrogées estiment que la vidéoconférence facilite la communication. Aussi, 82 % ont affirmé être moins susceptibles d’être distraits lors d’une vidéoconférence. Parallèlement, les deux tiers des Y, la cohorte affichant la plus forte croissance sur le marché du travail, préfèrent de loin communiquer face à face que par le truchement de l’audio seulement.

Wainhouse Research a constaté que, si on leur en donnait les moyens, 63 % des travailleurs utiliseraient les outils de vidéoconférence dans les salles de réunion et les espaces de réunion spontanée.

Faire tomber la barrière du périphérique

Par le passé, l’entreprise a misé sur des fournisseurs distincts pour les conférences audio, vidéo et pour le Web. On retrouvait un mix de systèmes téléphoniques d’entreprise traditionnels et d’équipements sur site de vidéoconférence et de webconférence. Le budget et les ressources nécessaires à leur mise en place ont souvent été réservés aux salles de réunion de taille moyenne et grande, ainsi qu’aux salles de conférence.

Toutefois, ces dernières années une multitude de plates-formes de collaboration « tout-en-un » ont fait leur apparition. Portés par la montée de la mobilité et de l’infonuagique, ces services brouillent les frontières entre vidéoconférence et webconférence dans un contexte de réunion en ligne.

Ces produits s’intègrent à un large éventail de logiciels de collaboration, de messagerie et de voix sur IP. Ils simplifient et accélèrent l’utilisation et s’adaptent plus intelligemment au flux naturel de l’utilisation de la vidéoconférence. Beaucoup offrent un service de base en libre accès, ce qui les rend économiquement plus attrayants aux entreprises en démarrage aux PME.

Ne laissez pas votre budget vous arrêter

Parmi les entreprises qui ont mis la vidéo à la portée de l’ensemble du bureau :

  • 75 % observent une meilleure collaboration parmi les équipes dispersées;
  • 100 % constatent l’accélération de la prise de décision et de la réalisation des tâches;
  • 75 % constatent aussi l’amélioration du service à la clientèle.

Les données sont éloquentes. Aujourd’hui, les travailleurs souhaitent utiliser des moyens avancés de collaboration au-delà de la salle de conférence traditionnelle. Il est également plus facile de satisfaire cette demande grâce à l’offre du marché en matière de services de travail collaboratif.

Les plates-formes de collaboration économiques ont permis de doter les petites salles de réunion de fonctions vidéo à une fraction du prix de leur mise en place traditionnelle en salle de conférence. De plus, Logitech offre de l’équipement de vidéoconférence économique qui permet :

  • le branchement prêt à l’emploi sur l’équipement ou l’infrastructure de communications unifiées déjà en place;
  • l’intégration aux meilleures applications tierces de messagerie instantanée et de voix sur IP;
  • de trouver le bon format pour chacun des participants.

Votre espace de travail est en pleine mutation. Mettez votre technologie de vidéoconférence à niveau. Sortez vos outils de collaboration vidéo de la salle de conférence et rendez la collaboration vidéo omniprésente grâce à Logitech et Softchoice. Découvrez comment la nouvelle gamme de produits de collaboration vidéo de Logitech peut vous permettre de transformer n’importe quelle pièce en salle de vidéoconférence à un prix abordable.